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根据学校学生档案管理情况，参照省档案局《归档文件整理规则》要求，为便于学生档案的保管，特制定本规定。
一、每年新生入学后，学生档案由新生先送到各系（外地邮寄的档案由档案馆转入各系），各系按班级整理学生档案。
二、各系到档案馆领取学生档案袋及学生档案清单、学生档案材料目录单。
三、整理要求
1、按要求认真填写学生档案清单（一式三份），标注系、班级、学生姓名、学号。
2、将学生档案材料目录单贴在档案袋的背面（保留原档案袋），按要求填写系、班级、姓名、档案材料内容。
四、移交时间：学生档案整理完毕后，于当年的11月15日前移交学院档案馆，并办理移交手续。
五、学生档案原则上不外借，也不允许学生个人查阅。特殊情况查阅或转出学生档案，请各系负责学生工作的工作人员批准，并签字、盖章。
六、学生毕业前夕，由各系一次性转出毕业年级所有学生档案，并办理转出手续。待装填学生档案材料后，统一加盖档案密封章。